Pour faciliter la compréhension des règles qui président à la commande et à la livraison, il faut rappeler qu’un contrat existe sans que soit obligatoirement établi un écrit.

            Chaque fois que je mets une pièce de 5 francs sur le comptoir de ma boulangère, et que celle-ci me tend le pain choisi, un contrat est conclu. Il est parfait. Il y a eu – selon la formule juridique consacrée – accord sur la chose et sur le prix. Il s’agit d’un simple accord verbal. Mais en soi il est suffisant pour que le contrat existe. Il est juridiquement incontestable.

            A l’origine, les rapports commerciaux sont de nature verbale. Cette forme d’accord repose sur des actes de confiances réciproques. Il est possible d’imaginer que ce mécanisme simple puisse parfaitement fonctionner au sein d’une micro-société ou dans le cadre de rapport de proximité. Dès lors que les échanges sont effectués entre des partenaires nombreux et éloignés du lieux d’échange immédiat entre la chose et le prix à payer, il est nécessaire d’avoir recours à un écrit aux fins de rapporter la preuve de la transaction.

            A défaut, d’énormes difficultés risquent de surgir de part et d’autre. Le vendeur et l’acheteur trouveront chacun de bonnes raisons justifiant leur position sans pour autant que la question soit simple à régler par un tiers, puisqu’il ne restera pas de trace de leur accord.

            Certes, en matière commerciale la preuve est libre et peut être rapportée par tous moyens. Ainsi, on peut avoir recours au témoignage. Mais celui-ci apparaît lourd à gérer et impossible à manier systématiquement.

            L’écrit demeure sans conteste le moyen de preuve le plus simple. Il rappellera les conditions convenues entre le vendeur et l’acheteur au moment de la transaction. Il fera apparaître les conditions générales et particulières entre les parties. Il pourra même reprendre l’historique de la transaction.

            L’écrit n’est malheureusement pas encore suffisamment employé lors de toutes les transactions qui justifieraient sa présence. Son existence est le signe d’une trop grande crédulité du vendeur qui bénéficiera généralement à l’acheteur de mauvaise foi. Le document contractuel peut émaner du vendeur ou de l’acheteur.

            Il s’agit cette fois d’une pièce établie par l’acheteur qui commande un bien ou un service au vendeur. Celui-ci devra également donner son accord pour que la vente soit parfaite.

            Dans la pratique, la pièce probante de l’accord intervenu que l’on rencontre le plus couramment est le bon de commande.
Un mot magique pour les vendeurs. Ce document, tout comme le bon de livraison que j’évoquerai plus loin, assure la paix et la sérénité entre les parties.

            Je ne crois pas – loin s’en faut – que le bon de commande soit le mal aimé des vendeurs, mais par contre, bien trop souvent ceux-ci hésitent à le faire signer, par pudeur ou par méconnaissance de son importance. Toujours selon ce même principe en vertu duquel « je connais mon acheteur » donc « je n’ai pas besoin d’un bon de commande », bien des querelles pourraient être évitées s’il était systématiquement signé, quand bien même l’acheteur serait connu du vendeur. Cette exigence reste identique lorsque des transactions précédentes ont déjà existé entre eux.

            Lorsqu’il existe, le bon de commande eqst la aussi trop souvent mal rédigé, incomplet ou imprécis. Dans tous ces cas, il devient inutile et perd de son intérêt, de sa force probante.

            Le bon de commande qui émane unilatéralement du vendeur et qui n’est pas signé par l’acheteur, ne prouve pas la volonté de l’acheteur.

            C’est la matérialisation de son approbation – par la signature et/ou l’apposition du cachet commercial – qui emporte les obligations que se sont fixées les partenaires au contrat. Préférez un cachet commercial clairement transcrit à une signature illisible ou que refusera l’auteur, ou que personne ne reconnaîtra. La présomption est que celui qui détient le cachet commercial détient le pouvoir d’engager l’entreprise et inversement…

            Les tribunaux reconnaissent que c’est à partir de ce bon de commande que le contrat dit « synallagmatique » oblige le destinataire à retirer la marchandise et à en régler le prix.

            En la forme, le bon de commande est généralement établi sur le document tiré d’un carnet à souches portant cette mention. Il peut être aussi établi sur le papier à en-tête de l’établissement du vendeur. Mais, dans tous les cas, il doit porter l’identité de l’acheteur, son adresse, la date de la commande, le descriptif de la chose vendue, les prix unitaires, les quantités, la date et le lieu de livraison, les conditions de transports, le mode de paiement, l’échéance du règlement.

            Il faut être très précis sur les prix et indiquer le délai pendant lequel le prix est valable, s’il est susceptible d’être différent plus tard, et prévoir très clairement, s’il y a lieu, une remise.

            Le bon de commande comportera également les conditions générales de vente. Il notera aussi les conditions particulières dérogatoires à ces conditions générales ou spécifiques à la vente. Il pourra également se référer à un tarif, un catalogue ou toutes pièces annexes connues de l’acheteur et indiquées comme telles lors de la signature.

            Mais ce document peut aussi formuler l’offre d’achat en revêtant d’autres formes. Ainsi, l’accord de l’acheteur, par télex ou par fax, indépendant du bon de commande original, peut être sans conteste la preuve de l’acceptation.

            Bien entendu, dans ce cas, je conseillerais de reprendre sur le document d’acceptation toutes les coordonnées et le contenu du bon de commande. Je veux dire par là que, tout en respectant l’exigence de rapidité des transactions commerciales, il est nécessaire dans la pratique de prendre des précautions lorsque votre acheteur vous de mande par exemple, de lui livrer des marchandises selon les conditions habituelles. Il peut aussi vous commander des produits conformément à votre catalogue d’informations publicitaires. Il pourra même vous demander par télex de lui commander un matériel identique à celui que vous avez déjà livré à son voisin.

            Bref quels que soient les fondements ou justificatifs de sa commande, il vous appartient de lui répondre immédiatement en lui précisant l’intégralité des mentions habituellement portées sur votre bon de commande. Dès lors votre acheteur sait précisément à quoi s’en tenir. Vous pouvez également lui demander par télex son approbation, du descriptif et des conditions ainsi définies, pour avoir son approbation définitive. Ceci afin d’éviter des difficultés d’interprétation.

            Notons que, pour être considéré comme valable, le télex doit comporter en tête et en pied les coordonnées de l’expéditeur et du destinataire ainsi que le jour de l’expédition. C’est l’attitude adoptée par les tribunaux pour accorder une valeur probante au télex de la commande. Je donne cette précision car j’ai parfois trouvé, dans certains dossiers, des télex qui avaient été arrachés de leur support, sans que le texte laisse apparaître de part et d’autre les mentions et coordonnées spécifiques au télex. Les jugent estiment que ces informations sont indispensables pour que cette pièce soit justificative.

            Par assimilation au télex, je dirai, bien que la jurisprudence ne soit pas encore fixée, que le fax doit être utilisé dans les mêmes conditions que le télex, c'est-à-dire avec la mention de l’expédition et la preuve de la réception.

            Il est bien évident par ailleurs que la confirmation de la commande doit être mise en place chaque fois que l’acheteur a passé sa commande verbalement, soit par téléphone, soit par un ordre directement donné à un agent ou à un représentant. Si l’on veut gagner du temps, on peut utiliser la confirmation par télex d’une commande passée par téléphone. Mais il est bien des cas où cette commande par téléphone ne peut être confirmée par fax.

            Il en est ainsi dans la pratique lorsqu’il s’agit de passer commande de pièces détachées automobile ou tout simplement de produit d’épicerie, et plus particulièrement de produits frais.

            On voit mal en effet, le grossiste en produits d’épicerie demander au commerçant du quartier la confirmation par fax ou par télex des commandes de yaourts ou de petits suisses. La preuve de l’accord se fera, dans ce cas, lors de la livraison. D’où l’importance de cette autre pièce probante qu’est le bon de livraison. Document ultime du contrat de vente, il est le dernier maillon de la chaîne permettant de rapporter la preuve de la vente. Ce document est d’autant plus important qu’il accompagne obligatoirement l’envoi de la marchandise. Il atteste de la réception du produit acheté dans les conditions décrites sur le bon de commande, ou, lorsque celui-ci fait défaut, conformément à la demande de l’acheteur.

            De manière générale, il est plus facile d’obtenir, en pratique, un bon de livraison qu’un bon de commande. L’acheteur dispose matériellement de la chose et peut donc attester immédiatement de sa réception, par sa signature. Car, là encore, pour être valable, le bon de livraison doit être signé. Il comportera, outre les coordonnées de l’entreprise venderesse, les mentions déjà signalées sur le bon de commande. En toute hypothèse, il donnera toutes précisions utiles en décrivant l’objet de la vente. La livraison peut être faite en direct, c'est-à-dire par l’entreprise venderesse.

            Cette livraison peut aussi être faite par transporteur. Dans ce cas, le bon de livraison doit être associé au récépissé du transporteur, qui doit comporter également le détail de la livraison.

            C’est au vendeur qu’il appartient de demander au transporteur de mettre toutes les informations utiles sur le bulletin de prise en charge du transporteur : poids, contenu, nombre de colis. Le vendeur devra se faire remettre ensuite les bons émargés par les acheteurs. Pourquoi ? La responsabilité du transporteur peut être recherchée pendant un an à partir du jour de livraison. Il est dit que « le délai de prescription » de toute action susceptible d’être engagée à l’encontre du transporteur est éteint au bout d’un an. Or, la prescription générale entre commerçant est de dix ans et de deux ans pour les ventes des commerçants à des particuliers.

            Cette différence importante en temps est considérable dans ses conséquences. En effet, il n’est pas rare de rencontrer des contestations de l’acheteur postérieurement à l’année de la livraison. Or, si le vendeur ne s’est pas fait remettre les bons émargés par le transporteur, il sera dans l’impossibilité de prouver sa livraison deux ans après, puisque le transporteur aura – à l’issue d’une année, en toute légalité – détruit les bons d’émargement.

            Je me souviens avoir connu une affaire, en la matière, qui concernait du petit matériel agricole devant servir pour la saison suivante. Le matériel est livré par un transporteur. La luzerne est coupée, par conséquent le temps s’est écoulé entre les deux saisons. Le vendeur ne s’est pas trop inquiété puisqu’il savait que le matériel ne serait payé qu’à l’issue de la récolte. L’acheteur a bien entendu gardé le silence. Lorsqu’est venu le moment du paiement, il a contesté.

            A ce moment là, j’ai demandé à mon client de me fournir les récépissés du transporteur. Celui-ci les avait légitimement détruits et j’ai été dans l’impossibilité de prouver la livraison. Bien entendu, la marchandise n’a pas été payée dans sa totalité, puisqu’une partie de la livraison était contestée…

            Enfin, vous noterez que tous les événements postérieurs à la livraison doivent également faire l’objet d’un écrit. Ceci pour que la preuve de l’opération intervenue puisse être rapportée. C’est le cas par exemple pour les marchandises qui seraient rendues. Il ne s’agit pas uniquement pour le vendeur d’établir un « avoir ». Il est nécessaire de solliciter de l’acheteur qui a rendu sa marchandise, qu’il précise et décrive les marchandises objet du retour. D’ailleurs, l’avoir, tout comme la facture, sont des documents qui ont un caractère unilatéral.

            « Je lui ai envoyé la facture, il me doit cet argent »… Que nenni ! Cela n’est pas suffisant pour exiger votre dû.

            La facture est certes le seul document obligatoire sur le plan fiscal. Mais sur le plan juridique, elle n’est considérée que comme un document unilatéral ; de cette ambiguïté naissent un certain nombre de situations complexes. Bien souvent, la facture est le seul document qui comporte – à tort -  les conditions générales de vente du vendeur.

            Mais comment ces conditions générales de vente pourraient-elles être opposables au vendeur alors même que l’acheteur, dans l’ordre chronologique du contrat, a connaissance des conditions postérieurement à l’accord intervenu sur la chose et sur le prix ? En effet, la facture est le document qui intervient après la conclusion du contrat de vente.

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