Il y a plusieurs façons d’aborder le prospect ou même le client. Celle que l’on rencontre trop souvent dénote un défaut certain de communication. En effet, dans cette première formule, le principe est simple : « je connais mon client, donc tout le monde le connaît ». Ou encore : « puisque je dois vendre, je connais mon client ». A partir de ces préceptes sans fondement, des situations cocasses peuvent se rencontrer. Dans un certain nombre de cas, le paiement attendu fera défaut. Cocasse mais aussi dangereux pour l’entreprise puisque la vente est perdue.

            Qui est mon client ? C’est la question que cous devez avoir à l’esprit de manière permanente. Qu’il s’agisse du premier contact ou non. A fortiori, lorsqu’il s’agit d’une première rencontre, il y a lieu de connaître son partenaire. Car vendre à un inconnu est un acte tout simplement suicidaire. Vous vous appliquerez donc à connaître l’identité de l’acheteur.

            Vous saurez orthographier précisément son nom, et ne manquerez pas d’y rajouter impérativement son prénom. C’est là une lacune que nous rencontrons habituellement en France, contrairement aux pays anglo-saxons qui sont très attentifs au prénom. Vous devez obligatoirement considérer qu’il s’agit là d’un élément fondamental de son identité. Pourquoi ? Pour éviter les problèmes consécutifs à l’homonymie lorsqu’une recherche de ce client débiteur sera nécessaire.

            Pour ne pas permettre au juge qui sera éventuellement chargé de se prononcer sur ce contrat de rejeter cotre requête parce qu’à défaut de prénom, un jugement ne peut être prononcé.

            Pour que vous puissiez enfin personnaliser véritablement vos relances écrites ou téléphoniques, si cela est nécessaire, de telle sorte que votre interlocuteur se sente véritablement concerné, sans pouvoir douter psychologiquement que c’est bien de lui qu’il s’agit, puisqu’il trouvera sur tous vos courriers les éléments habituels de son identité. Cette réflexion est également valable en ce qui concerne l’orthographe précise du nom.

            La deuxième démarche que vous accomplirez à l’égard de votre interlocuteur sera de vous enquérir de sa fonction. Qui est-il ? Le dirigeant, le comptable ? Il peut être apparemment le patron sans être pour autant juridiquement celui qui sera concerné en cas de non paiement. Il va falloir distinguer entre l’entrepreneur qui agit à titre personnel à la tête de son entreprise en tant que personne physique, du dirigeant social d’une entreprise qui fonctionne sous forme de société. De ce dernier cas, il est indispensable que vous connaissiez la forme sociale. Est-ce une S.A.R.L., une S.A. ? Sachez, que dans ce cas, peu importe la personne physique co-contractante, c’est la personne morale qui reste redevable. Il est parfois préférable de connaître le nom et le prénom du dirigeant social ainsi que sa fonction que vous pourrez noter sur votre fiche en précisant la forme sociale de la société.
            Lorsque j’effectue des visites de clientèle tournées vers la prévention, je procède tout naturellement à un test sous forme de questions/réponses afin de mieux définir les besoins de l’entreprise. Parmi mes questions préférées, il en est une que je n’évite jamais : « dites-moi quelle est, de l’enseigne ou de la raison sociale, la plus importante à retenir juridiquement ? » La plupart du temps, il m’est répondu : »les deux mon général ! » Et pourtant, entre ces deux dénominations, seule la raison sociale est à prendre en considération, tout au moins sur le plan juridique.

            Dans la pratique, il est vrai que de manière générale l’enseigne : «A la belle crémière », « Au bon pain de la Région », « Les grands travaux de France » est l’identité la plus connue du public. Mais derrière cette enseigne peut se cacher la raison sociale de la personne morale ou l’identité de la personne physique qui est en réalité la seule dénomination connue du registre du commerce et de l’I.N.P.I. (Institut National de la Propriété Industrielle).

            C’est par la raison sociale que les entreprises sont répertoriées. Ce qui veut dire que, si vous décider de mieux connaître votre partenaire et de questionner le greffe du tribunal de commerce correspondant à sa domiciliation, vous ne pourrez obtenir des informations que si vous avez connaissance de la raison sociale. C’est à partir de cette même dénomination sociale qu’une action pourra être éventuellement engagée si le besoin s’en fait sentir. Il est tout simplement impossible d’obtenir un jugement contre une entreprise dont on ne connaît que l’enseigne.

            Imaginez que vous ayez vendu à une entreprise dont vous ne connaissez que l’enseigne : « Bar-restaurant chez Albert », « hôtel-restaurant de la gare » ou «  du cheval blanc »… Vous avez céder votre bien ou rendu un service à un inconnu. Si vous souhaitez que des garanties particulières ou des mesures de protection de votre contrat, compte tenu de son importance, puissent être mises en œuvre, rien ne pourra se faire sans que vous ayez la raison sociale ou l’identité de la personne physique.

            Quand bien même vous auriez omis de connaître la forme sociale de votre co-contractant, vous ne pourrez plus la connaître si vous n’avez que l’enseigne. Sachez qu’en la matière j’ai été contraint de constater des milliers de fois que les dossiers de recouvrement qui nous étaient confiés ne comportaient pas d’autre information que cette enseigne bien inutile pour obtenir le paiement.

            Cette notion de l’enseigne et de la raison sociale est tellement importante que, parfois, certains de vos acheteurs peuvent abuser du flou de la situation. C’est le cas de cet entrepreneur en maçonnerie, artisan de son état, simplement inscrit au registre des métiers, employant 70 personnes –au noir- et dont l’enseigne était « Société Française de construction générale ». Je n’ai jamais compté les bons de commande qui ont été établis pour cette enseigne ronflante, pouvant effectivement laisser croire qu’il s’agissait d’une société de taille nationale. Par contre, ce que je sais, c’est que cet artisan avait bien su tromper ses partenaires, puisque ceux-ci lui accordaient crédit à partir de son nom commercial.

            Une confusion entre l’enseigne et la raison sociale est donc à éviter absolument. Il peut arriver toutefois que l’enseigne et la raison sociale soient identiques, mais vous devez vous assurez de cette situation de fait. Enfin, ayez la même circonspection à l’égard des marques et des sigles. Les sigles peuvent être une déclinaison de la raison sociale mais ils n’attestent pas toutefois de celle-ci. Les sigles peuvent être également une enseigne. A l’inverse, le sigle peut être la raison sociale et son développé peut être l’enseigne. Il est donc extrêmement prudent de vérifier si le sigle fait partie ou non de cette raison sociale et l’enseigne est tellement importante qu’il arrive parfois que votre partenaire lui-même ne fasse pas véritablement la distinction entre ces deux notions.

            En résumé, si votre co-contractant est une personne physique déclarée comme telle, vous devrez relever son identité sans vous préoccuper de son enseigne. Si votre partenaire est une société, vous aurez à cœur de distinguer la dénomination apparente de la véritable raison sociale.
Maintenant que vous savez comment s’appelle votre acheteur il est non moins nécessaire de connaître précisément son adresse, c'est-à-dire celle de son siège social. La seule valable en droit. La seule dont vous devez être sûr. Le praticien constate tous les jours que le marchand de matériaux couche sur son bon de commande, comme étant l’adresse de son client, celle du lieu de livraison et d’approvisionnement du chantier.

            Il est inutile de vous dire que lorsque l’on va demander au propriétaire de la maison le montant du débit correspondant à la livraison des matériaux, il nous envoie à la pêche, et ce, à juste titre. Dans le même ordre d’idée, la société de logiciel informatique qui prend une commande d’une entreprise qui dispose d’établissements secondaires et qui a comme adresse, sur sa commande, celle de l’établissement secondaire, commet la même erreur. Si c’est l’entreprise domiciliée au siège social qui a passé la commande de ces programmes, ce n’est pas l’adresse de l’établissement secondaire de cette entreprise qui est concernée, même si c’est elle qui reçoit les programmes.

            Vous l’avez compris, une erreur sur l’adresse est bien entendu fondamentale pour la suite des événements, lorsque l’on réclame le paiement. Comme nous l’avons vu pour l’identité, il y a lieu de bien orthographier l’adresse. Celle-ci comporte, outre la rue et le boulevard, le numéro, le lieu-dit lorsqu’il existe, le code postal. Il faut donc une adresse précise et complète.

            Ces éléments d’identification sont généralement faciles à obtenir de votre partenaire. Je dirai même que si celui-ci a tendance à contester vos demandes, vous devez manifester la plus grande prudence à son égard. Il a peut être l’intention, au moment ou il contracte, de vous laisser une ardoise bien propre.

            Dans cet esprit de coopération entre le vendeur et son client, vous irez plus loin en demandant à ce dernier son numéro d’inscription au registre du commerce. Présentée commercialement, cette requête ne doit, normalement, soulever aucune difficulté. Cette identification supplémentaire est très précieuse. Tout d’abord, elle vous permet, à tout moment, de vérifier la véracité des informations recueillies auprès de votre acheteur. Elle vous donne en outre la certitude qu’il a aussi le statut de commerçant. C’est là un élément important qui vous autorise à lui accorder une présomption favorable puisqu’un certain nombre d’obligations ont attachées à ce statut.

            A défaut, comment concevoir – et c’est là un exemple que j’ai connu – que les fournisseurs de matières premières puissent garantir leur créances à l’égard d’un fabricant de mobilier qui avait su organiser sa campagne de publicité, son marketing, mais tout simplement avait oublié de définir son statut, puisqu’il n’était pas inscrit au registre du commerce ? Lorsque des difficultés se sont fait sentir, les fournisseurs habituels, ayant voulu prendre des garanties, se sont aperçus que, juridiquement, leur partenaire n’existait pas… Son numéro d’inscription au registre du commerce vous permettra de connaître l’ancienneté de l’entreprise cliente. S’il n’a pas de statut de commerçant, il peut être inscrit au registre des métiers, ce qui lui donne la qualité d’artisan.

            Enfin, vous réclamerez à ce partenaire désireux d’avoir votre produit, ses coordonnées bancaires. Le R.I.B. (Relevé d’Identité Bancaire) est entré dans les mœurs, mais on oubli trop souvent de demander ce document qui permet, lui aussi, une vérification supplémentaire : nom de la banque, adresse de l’agence, numéro de compte.

            Vous pourrez ainsi constater que c’est bien l’acheteur que vous connaissez qui règle la commande.

            A l’inverse, un arbre peut cacher une forêt. C’est l’exemple du garagiste qui règle toutes ses factures de pièces détachées par des chèques qui sont en réalité établis à partir du chéquier de son épouse. Cette dernière est une gentille femme au foyer – au mieux, elle est caissière dans le supermarché du coin – et son génial mari est en train de monter un garage avec force ponts et élévateurs qui se trouveront, un jour prochain, inscrit sur la liste d’une liquidation de bien à laquelle il sera complètement étranger.

            Ajoutez à cela que la maison de notre garagiste est totalement hypothéquée, ou qu’elle appartient à sa belle-mère ou à ses enfants, que sa voiture est en leasing et que le mobilier est sans valeur, tout au moins sans commune mesure avec les dettes qu’il a contractées. Si vous êtes le fournisseur de pièces automobiles, et que vous avez quelques oiseaux de ce genre dans votre clientèle, il y a de réelles chances pour que vous soyez obligé, à votre tour de déposer le bilan. Rien ne dit que, sur le plan patrimonial, vous vous trouverez dans la même situation que votre acheteur. Vous serez alors contraint de payer votre erreur, celle de n’avoir pas vérifié que votre client était bien celui qui devait vous payer…

            Un dernier conseil : remplissez correctement votre fiche client. Lors de mes consultations, un certain nombre de mes visiteurs me demandent d’établir une fiche client.

            Pour certain d’entre eux, elle ne leur paraît jamais assez complète ni complexe. En réalité, les informations décrites ci-dessus sont suffisantes pour être protectrices, mais encore faut-il que la fiche soit véritablement remplie et utilisée. Plus de 90 % des entreprises ont mis en place un fichier clients. Mais il n’est exploiter que dans 65,40 % des cas.

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